Er ligt al een hele tijd iets op je maag en je merkt dat je er iets mee moet doen. Je hebt al een aantal pistes bewandeld, maar nu is het tijd om ermee naar je leidinggevende te stappen. Het kan bijvoorbeeld gaan rond aspecten van het samenwerken als team, of wat er misloopt in de samenwerking met een externe partner, of de hiaten in een nieuwe procedure. Maar het kan evengoed gaan over de invulling van je job.

Enfin je zit er heel erg mee en wil dit met je direct leidinggevende doornemen in een persoonlijk gesprek. Het is dan geen goed idee om het aan het koffieapparaat of in het landschapsbureau je baas aan te spreken. Als het iets delicaats is, is het beter dat jij en je leidinggevende er even tijd en ruimte voor maken. En dan is een persoonlijk gesprek in een apart lokaal of bureau ideaal. Zo creëer je de juiste setting om uit te doeken te doen wat je dwars zit en kan je beiden zonder gestoord te worden het gesprek aangaan.

1. Doel van het gesprek

Nog voor je een afspraak met je direct leidinggevende maakt, is het belangrijk de doelstellingen van dit gesprek concreet te maken. Het is belangrijk dat je voor jezelf de doelen goed kan formuleren in kader van wat er belangrijk is voor de organisatie, het team (en dus je baas), de klanten en jezelf. Hoe wordt elk deel van de organisatie er beter van. Zodat je op de mogelijke waarom vraag van je baas kan antwoorden.

2. Inplannen van het gesprek

En dan is het tijd om het gesprek vast te leggen in de agenda van jullie beiden (en voorzie daarin voldoende tijd). Leg ook een plaats vast waar jullie niet gestoord kunnen worden. En zorg dat het gesprek zo snel mogelijk kan worden ingepland. Stel het niet te lang uit.

Zo het staat in de agenda, nu is het tijd om de details van het gesprek voor te bereiden.

3. Jouw inbreng scherp stellen

Als je een probleem aankaart is het belangrijk om voor jezelf te bepalen, hoe jij wilt bijdragen tot de oplossing van het probleem of dat je mogelijk alternatieven kan aanbieden. Het is alvast belangrijk om naar een gesprek te gaan met de bereidheid om een oplossing te vinden en er helemaal voor te gaan.

De volgende stappen gaan in op hoe je het gesprek vorm kan geven.

4. Start met wat jij waarnam

Start het gesprek met het benoemen van de feiten en van wat jij waarneemt, zonder oordeel. Staaf wat je te zeggen hebt met concrete feiten zoals dalend zakencijfer, klachten van klanten, tragere verwerking van gegevens of … Gaat zeker niet overdrijven of veralgemenen.

Spreek vanuit de ik-vorm en spreek ook over wat jij ervaart en hebt waargenomen. Zeg dus niet “de collega’s zij het beu…”, maar zeg “ik heb het moeilijk met de trage implementatie van ons nieuw CRM systeem …”. Want jij kan niet spreken voor al je collega’s, behalve als je van elk van hen een mandaat kreeg natuurlijk, maar dan zou het leuker zijn dat jullie als groep het met de baas gaan bespreken. Daarom spreek voor jezelf, dit maakt het ook persoonlijker en concreter.

5. Benoem wat het met je doet

Geef aan wat de situatie met je doet. Je kan dit doen door de emotie die het bij je teweeg brengt zoals verdrietig of boos, te beschrijven. Je kan ook de waarde benoemen waarmee deze situatie in een conflict gaat: ik vind dit zo respectloos …. ; ik merk dat die voor mij zo indruist tegen de efficiëntie die ik nastreef; … Door de emotie en het conflict met je waarden te benoemen geef je jouw engagement en (positieve) betrokkenheid weer.

6. Focus op jouw behoeften en wensen

Geef aan wat er vanuit jouw perspectief nodig is, wat jouw (en onrechtstreeks de klanten) behoeften zijn. Spreek vanuit jouw wensen om het goed te laten lopen ipv verwijten te spuien. Met verwijten spuien raak je niet ver. Verwijten tonen aan dat je nog vastzit in de emoties en er niet als een professional en dus op een objectieve manier kan naar kijken.

Spreek vanuit wat de organisatie, het team, de klant en jij nodig hebben.

7. Laat het bezinken

Mogelijk is dit de eerste keer dat je leidinggevende dit hoort en heeft hij/zij wel even de tijd nodig om het te laten bezinken. Daarom laat je even een pauze nadat je de boodschap hebt gebracht. Geef even een adempauze (tel tot 10) en dan kan je checken met jouw leidinggevende “Is het duidelijke voor je?” of je kan ook een reactie vragen “Wat vind je hiervan?”

8. Dialoog aangaan

Daarna kan de dialoog starten. Wat zijn de eerste reacties van de leidinggevende, Welke extra informatie is er nog nodig? Hoe kan jij daarbij helpen? Hoe komen jullie tot een oplossing en wat zijn mogelijke volgende stappen? En nog veel andere aspecten kunnen aan bod komen. Door de dialoog kan je leidinggevende een beter begrip krijgen van de situatie en kan je zo samen tot een gezamelijke oplossing of stappen plan komen.

Om zo te eindigen tot afspraken om het probleem aan te pakken.

9. Stuiten op ontkenning

En soms zal de leidinggevende in ontkenning gaan. Blijf dan kalm en laat de moed niet zakken. Vraag meer uitleg: “Waarom ben je het er niet mee eens?” “ Hoe kijk jij aan op deze situatie?” Daar kan je mogelijk extra elementen uithalen om jouw betoog te onderbouwen. Maar dit kan je ook de elementen aanreiken waardoor je beseft, dat op dit moment dit probleem minder relevant is of dat er eerst andere katjes te geselen zijn.

En merk je dat er toch geen enkel begrip is van de leidinggevende, geef dan ook aan dat je merkt dat er een impasse is. Het is belangrijk om in dit soort van gesprekken elk zijn verantwoordelijkheid op te nemen en geen verwijten naar elkaar te gaan smijten. Dat lost sowieso niets op. Je kan voorstellen om het even te laten bezinken en er op een later tijdstip op terug te komen. (Leg dan ook vast wanneer je elkaar gaat terugzien.)

Als je dan merkt dat je leidinggevende het probleem niet echt als een probleem ziet, dan ligt de bal terug bij jou. Je kan even afwachten, en mogelijke probleemsituaties doorgeven aan de leidinggevende. Maar als het probleem op lange termijn jouw werkvreugde beknot en dit vanuit de organisatie niet als een probleem wordt aanzien, is het aan jou om conclusies te trekken. Wil je hier nog werken of is het tijd om uit te kijken naar een andere job in een ander team of organisatie.

Epiloog

Maar weet dat in het grootste deel van de aangegane gesprekken er tot gezamelijke oplossingen wordt gekomen en dat dit de werkvreugde vergroot en de band tussen leidinggevende en jou versterkt. Dus pak die koe met beide horens vast en vraag dat gesprek met je directe leidinggevende maar aan.